Allgemeine Geschäftsbedingungen

Fassung 2026-09-18.

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsschluss

(1) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen Rubel Trading Company GmbH, Gebrüder-Meyer-Straße 6, 32758 Detmold, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Lemgo unter HRB 10005, vertreten durch den Geschäftsführer Jerome Rubel — nachfolgend Anbieter — und dem Kunden über die Nutzung des telefonischen Assistenzdienstes „Telofy".

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern kommt nicht zustande.

(3) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen in Textform zugestimmt hat.

(4) Die Darstellung des Dienstes auf der Website und im Kundenportal ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(5) Der Kunde gibt sein Angebot ab, indem er das Bestellformular ausfüllt, die dort genannten Vertragsdokumente bestätigt und die Bestellung abschließend absendet. Vor dem Absenden werden ihm die gewählte Leistung, das Entgelt, die Laufzeit und die Kündigungsfrist zusammenfassend angezeigt.

(6) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter die Bestellung in Textform bestätigt oder den Zugang zum Kundenportal freischaltet, je nachdem, was zuerst geschieht.

(7) Zustimmung zu den Vertragsdokumenten. Mit der Bestellung stimmt der Kunde diesen Bedingungen, der Datenschutzerklärung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag nebst Anlagen zu. Die zugestimmte Fassung wird mit Versionsangabe, Zeitpunkt und Prüfsumme des Wortlauts festgehalten und bleibt dem Kunden im Portal abrufbar.

(8) Der Vertragstext wird vom Anbieter gespeichert. Die Vertragssprache ist Deutsch.

§ 2 Leistungsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt einen Dienst bereit, der eingehende Anrufe entgegennimmt, das Anliegen erfasst, Auskünfte aus den vom Kunden hinterlegten Angaben erteilt und Termine vereinbart. Die Ergebnisse werden dem Kunden im Kundenportal und über die von ihm gewählten Kanäle bereitgestellt.

(2) Die Sprachverarbeitung erfolgt durch ein KI-System. Am Gesprächsbeginn wird darauf hingewiesen. Der Hinweis ist Bestandteil der Begrüßung und kann nicht abgeschaltet werden.

(3) Keine medizinische, rechtliche oder steuerliche Beratung. Der Dienst erteilt keine Diagnosen, nimmt keine Dringlichkeitsbewertung vor und trifft keine fachliche Einschätzung. Er gibt ausschließlich wieder, was der Kunde hinterlegt hat.

(4) Kein Ersatz für den Notruf. Der Dienst ist nicht für Notfälle bestimmt. Erkennt er Hinweise auf eine Notlage, weist er auf den Notruf hin und beendet die Bearbeitung des Anliegens. Der Kunde stellt sicher, dass seine Erreichbarkeit für Notfälle unabhängig vom Dienst gewährleistet ist.

(5) Der Anbieter darf den Dienst weiterentwickeln. Wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs werden mit angemessener Frist angekündigt.

§ 3 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter erbringt den Dienst mit einer angestrebten Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel, gemessen an der Erreichbarkeit der Anrufannahme.

(2) Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat — insbesondere Ausfälle vorgelagerter Telefonie- und Netzbetreiber.

(3) Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht.

§ 4 Rufnummern

(1) Soweit der Anbieter für den Kunden Rufnummern bereitstellt, richtet sich deren Zuteilung nach den Vorgaben der Bundesnetzagentur und den Bedingungen des jeweiligen Netzbetreibers. Für die Zuteilung deutscher Ortsnetznummern ist ein Nachweis über eine Anschrift im Vorwahlgebiet erforderlich.

(2) Bei Vertragsende kann der Kunde die Portierung einer für ihn bereitgestellten Rufnummer verlangen, sofern der aufnehmende Anbieter sie übernimmt und keine Forderungen offen sind. Der Anbieter unterstützt die Portierung; er schuldet deren Erfolg nicht, soweit dieser vom aufnehmenden Anbieter abhängt.

(3) Verlangt der Kunde die Portierung nicht binnen 30 Tagen nach Vertragsende, kann der Anbieter die Rufnummer freigeben. Eine freigegebene Rufnummer ist nicht wiederherstellbar.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten seiner Anrufer. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Es gilt der gesondert geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.

(2) Der Kunde informiert seine Anrufer nach Art. 13 DSGVO über die Einbindung des Anbieters. Der Anbieter stellt hierfür einen Textbaustein bereit; dessen Verwendung entbindet den Kunden nicht von der Prüfung im Einzelfall.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage besteht.

(4) Der Kunde verantwortet die Richtigkeit und Aktualität der von ihm hinterlegten Angaben — Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Terminarten, Antworten auf häufige Fragen. Der Dienst gibt diese Angaben wieder; er prüft sie nicht.

(5) Der Kunde benennt eine erreichbare Stelle für Rückfragen und für die Bearbeitung der im Portal ausgewiesenen offenen Punkte.

§ 6 Aufzeichnung und Transkription

(1) Es wird kein Ton dauerhaft gespeichert. Die Sprache wird im laufenden Gespräch verarbeitet; eine Tonaufzeichnung entsteht bauartbedingt nicht.

(2) Es entsteht ein Wortprotokoll des Gesprächs. Ob und wie lange dieses vollständig gespeichert wird, entscheidet der Kunde in den Einstellungen; der Vorgabewert ist „nicht speichern".

(3) Soweit für die Verarbeitung des Wortprotokolls eine Einwilligung der anrufenden Person erforderlich ist, sorgt der Kunde dafür.

§ 7 Regulierte Branchen und Berufsgeheimnis

(1) Setzt der Kunde den Dienst als Berufsgeheimnisträger ein — insbesondere als Angehöriger eines Heilberufs, als Rechtsanwalt oder als Steuerberater —, prüft er die berufsrechtliche Zulässigkeit der Einschaltung eines externen Dienstleisters in eigener Verantwortung.

(2) Der Anbieter verpflichtet die mit den Daten befassten Personen ausdrücklich zur Verschwiegenheit. Die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus zeitlich unbegrenzt fort.

§ 8 Entgelte

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vereinbarten Entgelte. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Das gebuchte Kontingent bemisst sich in Gesprächsminuten je Abrechnungszeitraum. Maßgeblich ist die Verbindungsdauer je Anruf; angefangene Minuten werden als volle Minuten gerechnet. Ein- und ausgehende Anrufe werden gleich behandelt; ein Rückruf des digitalen Mitarbeiters verbraucht dieselben Minuten wie ein eingehender Anruf.

(3) Nicht in Anrechnung gebracht werden Anrufe, bei denen kein Gespräch zustande gekommen ist — insbesondere ein erfolgloser Wählversuch, ein lediglich klingelndes Endgerät und ein technisch gescheiterter Verbindungsaufbau.

(4) Über das gebuchte Kontingent hinausgehende Minuten werden nach den ausgewiesenen Sätzen abgerechnet. Nicht verbrauchte Minuten verfallen mit dem Ende des Abrechnungszeitraums und werden nicht übertragen.

(5) Die Abrechnung erfolgt monatlich.

(6) Zahlungsweg und Fälligkeit. Der Kunde hinterlegt bei Vertragsschluss ein Zahlungsmittel bei unserem Zahlungsdienstleister und ermächtigt den Anbieter, das jeweils fällige Entgelt darüber einzuziehen. Das Entgelt ist mit Zugang der Rechnung ohne Abzug fällig; der Einzug erfolgt unmittelbar danach. Die Rechnung wird elektronisch im Kundenportal bereitgestellt und zusätzlich per E-Mail übersandt; der Kunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu.

(7) Scheitert der Einzug aus einem Grund, den der Kunde zu vertreten hat, trägt er die dadurch entstehenden Entgelte des Zahlungsdienstleisters.

(8) Bleibt eine Zahlung aus, kann der Anbieter den Dienst nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Frist aussetzen. Der Anspruch auf das Entgelt bleibt für die Dauer der Aussetzung bestehen, soweit der Kunde die Aussetzung zu vertreten hat.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf — ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Höchstbetrag. Die Haftung nach Absatz 2 ist der Höhe nach begrenzt auf die Entgelte, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis für den Dienst gezahlt hat. Bestand der Vertrag zu diesem Zeitpunkt noch keine zwölf Monate, tritt an die Stelle dieses Betrages das Zwölffache des zuletzt geschuldeten Monatsentgelts. Der Höchstbetrag gilt für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen.

(4) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(5) Ausnahme von der Haftungsbegrenzung. Die Begrenzungen nach den Absätzen 2 bis 4 gelten nicht für Schäden aus der vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verletzung der Verschwiegenheitspflicht nach § 7 Absatz 2 und § 4 des Auftragsverarbeitungsvertrages. Unberührt bleiben ferner Ansprüche, die anrufenden Personen unmittelbar nach Art. 82 DSGVO zustehen.

(6) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass

• vom Kunden hinterlegte Angaben unrichtig oder veraltet sind,
• der Kunde die im Portal ausgewiesenen offenen Punkte nicht bearbeitet,
• der Kunde seine Anrufer nicht nach Art. 13 DSGVO informiert hat, oder
• ein vorgelagerter Telefonie- oder Netzbetreiber ausfällt.

(7) Grenzen des Dienstes. Der Dienst beruht auf einem KI-System. Er kann ein Anliegen missverstehen oder unvollständig erfassen. Der Anbieter weist erkannte Auffälligkeiten im Portal als offene Punkte aus; die Durchsicht obliegt dem Kunden.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

(1) Die Laufzeit richtet sich nach der bei Vertragsschluss gewählten Zahlweise. Das Entgelt wird in beiden Fällen monatlich abgerechnet; unterschiedlich ist allein die Bindungsdauer.

(2) Monatliche Zahlweise: Die Laufzeit beträgt einen Monat. Sie verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn nicht mit einer Frist von einem Monat zum Laufzeitende gekündigt wird.

(3) Jährliche Zahlweise: Die Laufzeit beträgt zwölf Monate zum vergünstigten Monatsentgelt. Sie verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Auch hier wird monatlich abgerechnet; eine Vorauszahlung des gesamten Jahresentgelts findet nicht statt.

(4) Der Anbieter weist den Kunden spätestens einen Monat vor Beginn der Kündigungsfrist in Textform auf das bevorstehende Laufzeitende und die Frist hin.

(5) Ein Wechsel in einen höheren Tarif ist jederzeit möglich; er beginnt eine neue Laufzeit. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif wird zum Ende der laufenden Laufzeit wirksam.

(6) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Kunden insbesondere im Fall des § 6 Absatz 4 des Auftragsverarbeitungsvertrages vor.

(7) Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 11 Datenschutz

Es gelten die Datenschutzerklärung des Anbieters und der gesondert geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Widersprüchen geht der Auftragsverarbeitungsvertrag diesen Bedingungen vor.

§ 12 Änderungen dieser Bedingungen

(1) Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt.

(2) Widerspricht der Kunde nicht binnen vier Wochen nach Zugang, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Wirkung wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

(3) Widerspricht der Kunde, kann jede Seite zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

§ 13 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages das einfache, nicht übertragbare Recht ein, den Dienst und das Kundenportal im vereinbarten Umfang für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.

(2) Ein Recht am Quellcode wird nicht eingeräumt. Der Kunde darf den Dienst nicht zurückentwickeln, nachbauen, entbündeln oder Dritten zur Nutzung überlassen, soweit ihm das nicht gesetzlich zwingend gestattet ist. Unberührt bleibt die Weitergabe durch Partner nach § 19 Absatz 3.

(3) Die Inhalte des Kunden bleiben seine. Was er hinterlegt — Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Antworten, Kataloge — sowie die Ergebnisse seiner Anrufe stehen ihm zu. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes. Eine Nutzung zum Trainieren, Verbessern oder Bewerten von KI-Modellen findet nicht statt; das gilt auch für die eingesetzten Dienstleister.

(4) Mit dem Ende des Vertrages endet das Nutzungsrecht. Für die Herausgabe und Löschung der Daten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 14 Zulässige Nutzung

(1) Verbot der Kaltakquise. Der Kunde darf den Dienst und die über den Anbieter bereitgestellten Rufnummern nicht für unverlangte Werbeanrufe verwenden. Er stellt sicher, dass für jeden ausgehenden Anruf eine Rechtsgrundlage besteht, insbesondere nach § 7 UWG.

(2) Ausgehende Anrufe über eine vom Anbieter bereitgestellte Rufnummer sind nur zulässig, soweit sie an den Anruf oder das Anliegen einer Person anknüpfen, die zuvor beim Kunden angerufen hat oder eingewilligt hat — insbesondere Rückrufe, Erinnerungen und Bestätigungen.

(3) Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung. Der Dienst ist nicht dazu bestimmt, Entscheidungen zu treffen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Setzt der Kunde ihn dennoch so ein, ist er als Verantwortlicher für die Einhaltung von Art. 22 DSGVO verantwortlich.

(4) Der Kunde verantwortet die von ihm gesetzten Konfigurationen und Anweisungen sowie die daraus erzeugten Inhalte.

(5) Rollen nach der KI-Verordnung. Der Anbieter stellt ein KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 bereit. Der Kunde setzt es unter eigener Verantwortung ein und ist insoweit dessen Betreiber im Sinne des Art. 3 Nummer 4 dieser Verordnung. Der Anbieter erfüllt die Transparenzpflicht nach Art. 50 Absatz 1 durch den nicht abschaltbaren Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs (§ 2 Absatz 2). Beabsichtigt der Kunde einen Einsatz, der nach der Verordnung als Hochrisiko einzustufen wäre, teilt er dies dem Anbieter vor der Aufnahme des Einsatzes mit; der Anbieter kann einen solchen Einsatz ablehnen.

(6) Bei einem Verstoß gegen diesen Paragrafen kann der Anbieter den Dienst nach vorheriger Aufforderung mit angemessener Frist aussetzen; bei schweren oder wiederholten Verstößen ohne vorherige Aufforderung.

§ 15 Service und Erreichbarkeit

(1) Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Anbieters.

(2) Anfragen nimmt der Anbieter über die im Portal genannten Wege entgegen. Er beantwortet sie innerhalb der Servicezeiten, bei einer Störung des Betriebs unverzüglich, spätestens am nächsten Werktag.

(3) Folge einer Unterschreitung der Verfügbarkeit. Unterschreitet die Verfügbarkeit nach § 3 Absatz 1 in einem Kalendermonat den zugesagten Wert, kann der Kunde eine Gutschrift verlangen:

(4) Die Gutschrift ist binnen eines Monats nach Ablauf des betroffenen Monats in Textform geltend zu machen. Weitergehende Ansprüche bleiben unberührt; die Gutschrift wird auf einen Schadensersatzanspruch angerechnet.

§ 16 Höhere Gewalt

(1) Ereignisse höherer Gewalt befreien beide Seiten für ihre Dauer von der Leistungspflicht. Dazu zählen insbesondere Naturereignisse, Krieg, Aufruhr, behördliche Anordnungen, Arbeitskämpfe, die der Betroffene nicht selbst veranlasst hat, sowie großflächige Ausfälle von Strom- oder Telekommunikationsnetzen.

(2) Der Betroffene unterrichtet die andere Seite unverzüglich und begrenzt die Auswirkungen nach Kräften.

(3) Dauert das Ereignis länger als sechs Wochen, kann jede Seite den Vertrag außerordentlich kündigen. Für die Zeit der Nichtleistung entfällt das Entgelt anteilig.

§ 17 Zahlungsverzug, Aufrechnung, Preisänderung

(1) Bei Zahlungsverzug schuldet der Kunde die gesetzlichen Verzugszinsen sowie die Kosten einer zweckentsprechenden Rechtsverfolgung.

(2) Aufrechnung und Zurückbehaltung. Der Kunde kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

(3) Preisänderung. Der Anbieter kann die Entgelte anpassen. Er teilt die Änderung mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden zum Zeitpunkt der Änderung kündigen; kündigt er nicht, gilt die Änderung als angenommen. Auf beides wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Eine Erhöhung innerhalb einer laufenden Zwölf-Monats-Bindung wirkt erst zu deren Ende.

§ 18 Kostenlose Leistungen und Testzugänge

(1) Stellt der Anbieter Leistungen unentgeltlich bereit — Testzugänge, Vorführminuten, Vorabfunktionen —, kann er sie jederzeit ändern oder einstellen.

(2) Für unentgeltliche Leistungen haftet der Anbieter nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie in den Fällen des § 9 Absatz 1. Eine Verfügbarkeitszusage nach § 3 gilt für sie nicht.

§ 19 Referenz, Abwerbung, Partner

(1) Der Anbieter darf den Kunden nach dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz nennen und dessen Kennzeichen dafür verwenden. Die Zustimmung ist jederzeit für die Zukunft widerruflich.

(2) Beide Seiten werden Beschäftigte der jeweils anderen Seite während der Vertragslaufzeit und für sechs Monate danach nicht gezielt abwerben. Öffentliche Stellenausschreibungen und Bewerbungen aus eigenem Antrieb bleiben davon unberührt.

(3) Partner. Für Kunden, die den Dienst im Rahmen einer Partnerschaft nutzen oder unter eigener Marke weitergeben, gelten ergänzend die Partnerbedingungen des Anbieters. Bei Widersprüchen gehen diese für das Partnerverhältnis vor.

§ 20 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand ist Detmold, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Rangfolge. Bei Widersprüchen gilt: der Auftragsverarbeitungsvertrag nebst Anlagen geht diesen Bedingungen vor, diese Bedingungen gehen der Leistungsbeschreibung vor. Für das Partnerverhältnis gilt § 19 Absatz 3.

(4) Streitbeilegung. Vor Erhebung einer Klage wenden sich beide Seiten mit dem Streitpunkt an die Geschäftsführung der jeweils anderen Seite und geben ihr zwei Wochen Gelegenheit zur Klärung. Das Recht, einstweiligen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen, bleibt unberührt.

(5) Abtretung und Vertragsübernahme. Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform an Dritte abtreten; § 354a HGB bleibt unberührt. Der Anbieter darf den Vertrag im Rahmen einer Umwandlung, einer Veräußerung des Geschäftsbetriebs oder einer Übertragung auf ein verbundenes Unternehmen übernehmen lassen; er zeigt dies dem Kunden mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall bis zum Wirksamwerden zu diesem Zeitpunkt kündigen.

(6) Textform. Wo dieser Vertrag Textform verlangt, genügt E-Mail. Eine Mitteilung über das Kundenportal genügt, wenn sie dem Kunden zusätzlich per E-Mail angezeigt wird.

(7) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.